Privacybeleid
AVG- en websiteprivacybeleid voor Compass-AI
Laatst bijgewerkt: 3 juli 2026
| Onderneming | Compass-AI, een eenmanszaak, gevestigd aan Baronie 52, 2404 XG Alphen aan den Rijn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045757, btw-nummer NL005453883B36 |
|---|---|
| Website | www.kompas-ai.nl |
| info@kompas-ai.nl | |
| Versie | 3 juli 2026 |
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Compass-AI, een eenmanszaak, gevestigd aan Baronie 52, 2404 XG Alphen aan den Rijn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045757, btw-nummer NL005453883B36 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@kompas-ai.nl.
In dit beleid wordt Compass-AI ook aangeduid als 'wij' of 'ons'. Met 'u' bedoelen wij websitebezoekers, prospects, klanten, deelnemers aan trainingen of workshops en andere personen met wie wij contact hebben.
2. Reikwijdte
Dit privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens die Compass-AI verwerkt via de website, contactformulieren, checklist- of downloadaanvragen, afspraakmodules, zakelijke communicatie, offertes, opdrachten, trainingen, workshops en AI-advies- of implementatietrajecten.
Voor verwerkingen waarbij Compass-AI in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt, kan Compass-AI verwerker zijn in de zin van de AVG. In dat geval worden aanvullende afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst of in de overeenkomst van opdracht.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
| Categorie | Voorbeelden | Bron |
|---|---|---|
| Contactgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie | Door u verstrekt |
| Communicatiegegevens | Inhoud van e-mails, contactformulierberichten, notities van gesprekken | Door u verstrekt of door ons vastgelegd |
| Afspraakgegevens | Naam, e-mailadres, datum/tijd afspraak, eventuele toelichting | Via afspraakmodule of e-mail |
| Zakelijke gegevens | Offertegegevens, opdrachtinformatie, factuurgegevens, betalingsstatus | Door u verstrekt of uit de opdrachtrelatie |
| Websitegegevens | IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's, cookievoorkeuren | Automatisch via website en cookies |
| AI-projectgegevens | Door opdrachtgever aangeleverde documenten, processen, prompts, output en contextinformatie | Door opdrachtgever verstrekt in het kader van de opdracht |
Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens aan te leveren, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en daarover vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt. Verstrek geen gevoelige informatie via contactformulieren of openbare communicatiekanalen.
4. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag AVG | Toelichting |
|---|---|---|
| Beantwoorden van vragen | Precontractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang | Nodig om op uw bericht te reageren. |
| Toesturen van aangevraagde checklist of document | Uitvoering van uw verzoek of toestemming | U ontvangt het gevraagde document; geen nieuwsbrief zonder aparte toestemming. |
| Plannen van kennismaking of afspraak | Precontractuele maatregelen | Nodig om een gesprek te organiseren. |
| Uitvoeren van opdrachten | Uitvoering overeenkomst | Nodig voor advies, implementatie, training en support. |
| Administratie en facturatie | Wettelijke verplichting en overeenkomst | Nodig voor boekhouding en fiscale bewaarplicht. |
| Websiteanalyse | Toestemming | Alleen na toestemming via de cookiemelding. |
| Verbetering dienstverlening | Gerechtvaardigd belang | Bijvoorbeeld evaluatie van processen, mits privacybelang niet zwaarder weegt. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang | Bijvoorbeeld logbestanden en spambeperking. |
5. Website, cookies en analytics
Onze website kan functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site en het onthouden van cookievoorkeuren. Voor analytische cookies vragen wij vooraf toestemming, tenzij een meetoplossing volledig privacyvriendelijk is ingericht en geen toestemming vereist.
Wanneer Google Analytics wordt gebruikt, gebeurt dit alleen na toestemming via de cookiemelding. Wij streven ernaar privacyvriendelijke instellingen te gebruiken, zoals IP-masking waar beschikbaar, beperkte bewaartermijnen en het uitschakelen van advertentiefuncties. Advertentiecookies en tracking voor gepersonaliseerde advertenties gebruiken wij niet, tenzij dit uitdrukkelijk anders in een afzonderlijke cookiemelding wordt vermeld.
U kunt uw cookievoorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen op de website. U kunt cookies daarnaast verwijderen via uw browserinstellingen.
Als Google Fonts extern worden geladen, kan uw IP-adres met Google worden gedeeld om de lettertypen te tonen. Waar mogelijk verdient lokaal hosten van lettertypen de voorkeur, omdat dit privacyvriendelijker is.
6. Contact, checklist en e-mail
Wanneer u contact opneemt via de website of e-mail, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden. Bij een checklist- of downloadaanvraag gebruiken wij uw e-mailadres om het gevraagde document te sturen. U ontvangt geen commerciële nieuwsbrief zonder aparte toestemming of zonder dat daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Zakelijke e-mailcorrespondentie kan worden bewaard zolang dit nodig is voor opvolging, bewijsvoering, relatiebeheer of wettelijke verplichtingen.
7. Afspraken en Google Calendar
Voor het boeken van afspraken kan gebruik worden gemaakt van Google Calendar of een vergelijkbare planningsdienst. Daarbij worden gegevens verwerkt zoals naam, e-mailadres, datum en tijd van de afspraak en eventuele toelichting die u invult.
Wanneer u gebruikmaakt van een dienst van Google, kan Google ook zelfstandig gegevens verwerken volgens het eigen privacybeleid. De afspraakmodule wordt bij voorkeur pas geladen nadat u deze actief gebruikt of aanklikt.
8. Klantrelaties en zakelijke communicatie
Voor offertes, opdrachten, facturatie en zakelijke relatiebeheer verwerken wij contactgegevens, opdrachtgegevens, betalingsgegevens en correspondentie. Deze gegevens zijn noodzakelijk om overeenkomsten te sluiten en uit te voeren, de administratie te voeren en eventuele geschillen te kunnen afhandelen.
9. AI-diensten, prompts en klantdata
Compass-AI levert AI-advies, implementatie, trainingen en automatiseringen. In dat kader kan opdrachtgever documenten, procesinformatie, voorbeelddata, prompts of andere informatie delen. Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend voor het overeengekomen doel en niet voor eigen trainingsdoeleinden, tenzij daarover uitdrukkelijk schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.
Deel bij voorkeur geen bijzondere persoonsgegevens, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, BSN-nummers of zeer vertrouwelijke bedrijfsinformatie, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf is afgestemd.
Wanneer persoonsgegevens in AI-tools of cloudsystemen worden verwerkt, beoordelen wij samen met opdrachtgever welke waarborgen passend zijn.
Voor opdrachten waarbij Compass-AI structureel persoonsgegevens namens opdrachtgever verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.
AI-output kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Voor privacygevoelige toepassingen moet menselijke controle plaatsvinden voordat output wordt gebruikt.
10. Verwerkers en derden
Wij kunnen gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde leveranciers, zoals hostingproviders, e-maildiensten, boekhoudsoftware, planningsdiensten, cloudopslag, n8n voor automatisering en AI-platforms. Voor zover deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten waar de AVG dat vereist.
Persoonsgegevens worden niet verkocht. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer dit nodig is om onze rechten te beschermen.
11. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework, Standard Contractual Clauses of aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.
12. Bewaartermijnen
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactformulier en losse vragen | Maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij langer nodig voor opvolging of bewijs. |
| Checklist- of downloadaanvragen | Zolang nodig voor verzending en opvolging; verwijdering op verzoek, tenzij wettelijke bewaarplicht geldt. |
| Offertes en opdrachtcorrespondentie | Maximaal 7 jaar of langer indien noodzakelijk voor bewijs of lopende relatie. |
| Factuur- en administratiegegevens | 7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht. |
| Afspraakgegevens | Maximaal 2 jaar na de afspraak, tenzij onderdeel van een klantdossier. |
| Analyticsgegevens | Volgens de ingestelde bewaartermijn in de analysetool, zo kort mogelijk passend bij het doel. |
| Klantdata in projecten | Volgens overeenkomst of verwerkersovereenkomst; bij voorkeur verwijderd of geretourneerd na afronding. |
13. Beveiliging
Compass-AI treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging. Denk aan toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, versleuteling waar passend, beveiligde hosting, updates, back-ups en zorgvuldige selectie van leveranciers.
Geen enkel systeem is volledig veilig. Als zich een datalek voordoet, beoordelen wij of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen vereist is en handelen wij overeenkomstig de AVG.
14. Uw privacyrechten
U kunt via info@kompas-ai.nl een verzoek indienen voor:
inzage in uw persoonsgegevens;
rectificatie van onjuiste gegevens;
verwijdering van gegevens;
beperking van verwerking;
overdracht van gegevens;
bezwaar tegen verwerking;
intrekking van toestemming, voor zover verwerking op toestemming berust.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. In complexe gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Compass-AI neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
16. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
17. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, leveranciers of wetgeving wijzigen. De actuele versie staat altijd op de website. Bij wezenlijke wijzigingen kunnen wij u actief informeren wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is.